Le monde du travail a beaucoup changé depuis les années 1950, mais certaines choses ne changent pas. La gestion du temps, la priorisation du travail et la gestion du stress sont autant d’outils utilisés pour accroître la productivité. Certaines études montrent qu’établir une routine matinale peut augmenter la productivité quotidienne. Tandis que d’autres suggèrent d’imposer à votre cerveau d’en faire plus.

La « matrice d’Eisenhower », est une méthode qui permet d’accroître la productivité et est utile à quiconque s’efforce de mener à bien plusieurs projets à la fois. D.Eisenhower a élaboré cette stratégie lorsqu’il a réalisé qu’il avait besoin d’un meilleur moyen de hiérarchiser ses tâches, tout en prenant des décisions présidentielles difficiles. La matrice divise votre liste de choses à faire en plus petites listes de quatre éléments. Vous pouvez utiliser cet outil et planifier votre semaine en fonction de ce qui est le plus important pour vous et de ce qui aura les résultats les plus important.

Voici une astuce simple de gestion du temps inventée par le président Eisenhower pour devenir plus productif et moins stressé au travail

Prioriser ce qui est important sur ce qui est urgent

Les deux principaux critères sont « urgent » et « important ». Alors que les activités urgentes nécessitent une attention immédiate, les activités importantes contribuent à votre mission, vos valeurs et vos objectifs. Selon Stephen Covey, le quadrant 2 comprend l’établissement de relations, la reconnaissance de nouvelles possibilités, la planification et la prévention. Le quadrant 1 est principalement rempli de crises, le quadrant 3 comprend les interruptions et les réunions inutiles et enfin le quadrant 4 comprend les grosses charges de travail et les pertes de temps.

Les affaires urgentes sont généralement visibles. Elles font pression, elles insistent sur l’action. Elles sont souvent populaires auprès des autres. Mais elles se trouvent souvent devant nous. Les urgences sont agréables, faciles, amusantes à faire. Mais elles sont très souvent sans importance. Les activités du quadrant 2 n’ont au contraire pas les mêmes conséquences immédiates, donc nous sommes moins susceptibles de nous en occuper.

Passez trop peu de temps sur des choses qui sont importantes à long terme

Il faut parfois prendre du recul pour se rendre compte de la disparité entre la façon dont on devrait utiliser son temps et celle dont on l’utilise véritablement. Vous pouvez ensuite faire un plan pour ajuster votre agenda de façon à consacrer plus de temps et d’énergie aux activités qui produiront des résultats à long terme, au lieu de celles qui produiront des résultats cinq minutes plus tard. 

Par conséquent, vous vous retrouverez avec moins d’activités du quadrant 1 à traiter. Bien sûr, à moins d’être un cadre supérieur, vous aurez du mal à dire que vous ne vous présentez plus aux réunions qui vous paraissent inutiles. Mais ce que vous pouvez faire, c’est résister à l’envie de répondre aux e-mails, aux appels téléphoniques et aux demandes de vos collègues dès qu’ils arrivent. Une fois que vous avez identifié les tâches qui peuvent attendre, vous pouvez alors utiliser le temps gagné pour planifier à l’avance de grands projets qui feront vraiment une différence pour vous et votre équipe.

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