Les outils digitaux sont non seulement devenus incontournables et omniprésents, ils nous offrent aussi un formidable potentiel d’efficacité personnelle et collective. A condition de les utiliser avec discernement au service de nos priorités. Au-delà des effets de mode, quels sont les outils qui peuvent nous aider à être plus efficaces au quotidien ? Comment éviter de se laisser envahir par une digitalisation excessive ?

Gérer notre temps

Entre les emails, les notifications de nos apps ou des réseaux sociaux et les millions de sujets à explorer lorsque nous faisons la moindre recherche sur Internet, nous concentrer sur un objectif précis devient un tour de force.

Pour limiter les interruptions et rester focalisés sur nos priorités, commençons par reprendre la maîtrise de notre boite mail grâce à la méthode CAP – et notamment le premier C, « Choisir son rythme ». Alternons des périodes de concentration suffisamment longues pour avancer sur nos priorités (45 minutes à 1h30) et des séquences où nous consultons nos mails.

De la même manière, verrouillons notre smartphone en mode avion pour protéger notre concentration… Ce qui est parfois plus facile à dire qu’à faire ! Pour peu que le sujet sur lequel nous devons travailler soit difficile, que nous ne sachions pas par quel bout le prendre, la tentation est grande de nous accorder « encore un micro-plaisir » avant de démarrer.

Heureusement, certains outils digitaux peuvent nous aider. A vous de mener votre enquête et de trouver ceux qui vous conviennent le mieux.

Les meilleurs outils digitaux pour gérer nos priorités

Les stores regorgent d’apps de listes de tâches. Toutes nous promettent de gérer facilement nos priorités, grâce à diverses fonctionnalités : ranking des tâches par ordre de priorité, marquage des tâches prioritaires, etc. Mais qu’est-ce qu’une tâche prioritaire ? Celles qui sont urgentes ou celles qui sont importantes ? Ces apps ne font pas toujours la distinction.

Plus grave, la plupart des listes de tâches ne permettent pas d’indiquer la durée de chaque tâche. Une ligne égale une ligne. Nous pouvons être tentés alors, pour avoir le sentiment d’avancer, de commencer par les tâches les plus faciles – qui sont en général les moins importantes.

Les outils à maîtriser pour profiter du télétravail

S’il y a une chose que la révolution numérique a permise, c’est bien l’extraordinaire facilité que nous avons désormais de pouvoir travailler à distance. Exception faite des organisations pour lesquelles la protection des données est un enjeu majeur, nous pouvons avoir accès à la plupart des données dont nous avons besoin via notre clavier d’ordinateur.

Le plus délicat ensuite est d’ajuster le rythme de l’alternance entre des moments de concentration personnelle et les rencontres nécessaires à l’efficacité collective. Or, il arrive qu’une seule petite réunion vienne perturber l’efficacité d’une demi-journée entière de concentration.

Les outils de réunion à distance permettent de nous rendre disponibles sans renoncer à notre tranquillité avant et après la réunion. Pour atteindre l’objectif de réunion avec plus d’efficacité, les fonctionnalités de partage d’écran sont le moyen le plus simple et le plus rapide pour travailler ensemble sur un livrable à produire.

Les outils collaboratifs pour faciliter le travail d’équipe

Les outils collaboratifs, quant à eux, permettent en plus de travailler en mode asynchrone sur un document partagé. Les avantages sont multiples : moins d’emails envoyés avec des fichiers lourds qui saturent les boites mail. Plus d’erreur de version de document : il n’y a plus qu’une seule version disponible.

Cet article vous a intéressé ? Retrouver d’autres articles passionnants sur le monde du travail et du digital sur Qapa News. Et pour voir toutes nos offres direction le site de qapa.fr ou l’application mobile disponible sur Apple et Google Play.

Previous post

L’intérim dans le secteur du BTP

Next post

OIT : santé et sécurité au travail