Zoom sur le métier d’Office Manager !

Définition

L’office manager est rattachée à la direction. Il a pour but de décharger ses supérieurs hiérarchiques de plusieurs responsabilités. Comme par exemple : La gestion administrative du personnel, le suivi du budget, la gestion des flux informatique…

Les missions d’un Office Manager

• Planifier les rendez vous, le planning d’un collaborateur, d’un responsable et trier les appels et les accueils physiques
• Établir et rédiger des courriers, notes, rapports, …
• Etudier et faire suivre les notes de service, les décisions, les contrats en interne et en externe
• Planifier les déplacements de membres de l’équipe ou du responsable
• Prévoir et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)
• Procéder à la frappe de documents, à la gestion des messages électroniques et au traitement du courrier
• Composer et effectuer le suivi des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, …)
• Mettre en place des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les tenir à jour
• Mettre en place des manifestations événementielles, des opérations de communication
• S’occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et définir la logistique des recrutements et des formations
• Définir les commandes de fournitures, de matériel, de consommables et veiller à la conformité des livraisons
• Planifier et surveiller les conditions d’exécution de contrôles techniques des véhicules, de contrats de maintenance bureautique…
• Synchroniser l’activité d’une équipe

Les compétences avec le métier

• Éléments de base en droit du travail
• Méthodes de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil
• Normes rédactionnelles
• Prise de rendez vous téléphonique
• Sténographie
• Techniques de gestion administrative, de prise de notes, et de secrétariat
• Utilisation d’outils bureautiques
• Veille documentaire

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