Il y a beaucoup de logistique nécessaire à la recherche d’un nouvel emploi. Vous devez garder une trace non seulement de tous les emplois pour lesquels vous avez postulé et des documents que vous avez envoyés, mais également des entreprises qui vous ont répondu, qui ont programmé des entretiens, où et quand ces entretiens ont lieu, ce que vous devez préparer…

C’est beaucoup à gérer. Et pour ne pas se sentir complètement dépassé, vous devez être organisé.

Mais comment, exactement, faites-vous cela? Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à vous organiser pendant votre recherche d’emploi (afin que vous puissiez vous concentrer sur l’obtention de votre poste de rêve):

Choisissez un système de suivi qui fonctionne pour vous

Il y a beaucoup de détails à surveiller lorsque vous recherchez un nouvel emploi, donc mettre en place un système global est un excellent point de départ. Mais quel système? Tout le monde est différent, vous devrez donc trouver celui qui vous convient. Vous pouvez utiliser:

1. Une feuille de calcul

Si vous souhaitez organiser tous les détails de votre recherche d’emploi en un seul endroit, vous voudrez peut-être commencer par une feuille de calcul – cela gardera vos perspectives d’emploi organisées. Pour chaque candidature que vous envoyez, ajoutez une ligne pour suivre le nom de l’entreprise, la date de candidature, le poste sollicité, un lien vers le poste, le cas échéant, et un lien vers le site Web. Vous pouvez également copier la description du poste la coller dans votre feuille de calcul; de cette façon, si l’entreprise la retire pour une raison quelconque, vous l’avez toujours sous la main (et pouvez adapter votre candidature et vos réponses aux entretiens en conséquence).

Au fur et à mesure que vous progressez dans le processus de recrutement, vous pouvez utiliser des colonnes supplémentaires pour suivre les détails, notamment:

  • Nom du responsable du recrutement
  • Coordonnées du responsable du recrutement (e-mail et / ou téléphone)
  • Dates / heures des entretiens
  • Notes d’entrevue (si vous avez plusieurs entretiens, avoir des notes peut être utile afin que vous puissiez vous rappeler ce qui a été discuté dans chaque entretien et ce à quoi vous devez faire référence dans les entretiens à venir)
  • Message de remerciement envoyé
  • Date de suivi
  • Résultat (embauché / non embauché)

Vous pouvez également ajouter un onglet dans votre feuille de calcul pour suivre tout réseau lié à votre recherche d’emploi, avec des catégories telles que:

  • Nom du contact
  • Informations de contact
  • Profil LinkedIn
  • Détails de la relation (par exemple, les avez-vous rencontrés lors d’un événement de réseautage? Un collègue vous a-t-il recommandé de les contacter?)
  • Date de connexion et détails (par exemple, « 9/12: Message LinkedIn envoyé concernant la recommandation d’un poste vacant dans l’entreprise XYZ » ou « 3/14: Rencontré pour un café pour discuter de la recherche d’emploi et du type de poste que je recherche » )
  • Message de remerciement envoyé
  • Date de suivi
  • Résultat (par exemple, le lien vous a-t-il aidé à obtenir une entrevue?)

Avoir un endroit pour stocker et suivre toutes ces informations vous aidera à jongler avec plusieurs entretiens, candidatures, conversations et réseautage liés à l’emploi et garantira qu’aucun détail important ne passe entre les mailles du filet.

2. Un outil de gestion de projet

Si l’idée de suivre toute votre logistique de recherche d’emploi sur une feuille de calcul ne correspond pas à votre style d’organisation personnel, ne vous inquiétez pas! Il existe d’autres moyens de rester au courant de tout. Vous pouvez, par exemple, envisager d’utiliser un outil de gestion de projet, comme Asana , Trello , ClickUp ou Monday.com .

Lorsque vous utilisez un outil de gestion de projet pour votre recherche d’emploi, toutes ces informations sont réunies au même endroit, et vous pouvez vous appuyer dessus toute la journée, tous les jours pour organiser votre temps et pour vous assurer que vous pouvez établir des priorités.

Vous pouvez, par exemple, créer un projet ou une carte différente pour chaque emploi pour lequel vous postulez. À partir de là, vous pouvez créer des tâches individuelles, rassembler toutes les informations pertinentes pour effectuer ces tâches et définir des rappels pour vous aider à rester organisé.

Disons que vous avez un entretien en personne prévu pour un travail qui vous passionne vraiment. Vous pouvez créer plusieurs tâches individuelles pour vous assurer que toute la préparation et le suivi de l’entretien sont terminés. Vous pourriez avoir une tâche pour faire des recherches sur l’entreprise (avec les liens pertinents), une tâche pour imprimer des copies de votre CV avant l’entretien (avec votre fichier de CV joint à la tâche), et une tâche pour envoyer une note de remerciement à votre intervieweur. Vous pouvez également définir des dates d’échéance pour chaque tâche et recevoir des rappels pour vous assurer de ne manquer aucune échéance ou d’attendre trop longtemps pour faire un suivi.

L’outil de gestion de projet que vous choisissez et la manière dont vous organisez précisément vos informations de recherche d’emploi dépendent de vous. Mais en général, ces plates-formes peuvent vous aider à systématiser le processus et à le rendre plus gérable.

3. Un classeur à l’ancienne

L’organisation de votre recherche d’emploi avec des outils numériques (comme un tableur ou un outil de gestion de projet) présente un certain niveau de commodité. Mais si vous êtes plutôt un organisateur à l’ancienne – et que vous aimez tout voir imprimé et disposé devant vous – un classeur de travail peut être tout aussi efficace.

Créez un classeur d’emploi et utilisez des onglets séparés pour les différentes entreprises auxquelles vous avez postulé ou auxquelles vous postulerez. Assurez-vous d’imprimer des pages de calendrier vierges pour les dates limites, chaque description de poste, des listes de contrôle pour chaque emploi pour lequel vous postulez, des copies supplémentaires de votre curriculum vitae et tout autre document dont vous avez besoin.

Au fur et à mesure que vous progressez dans le processus de travail, vous pouvez ajouter ou supprimer des documents du classeur en fonction de vos résultats. Ainsi, par exemple, si vous ne trouvez pas d’emploi dans une entreprise, vous pouvez supprimer toutes leurs informations du classeur. Ou si une entreprise vous demande de terminer un projet de test dans le cadre du processus d’entrevue, vous pouvez imprimer les détails de l’évaluation et les ajouter à votre classeur sous l’onglet approprié.

Configurer votre boîte de réception et vos fichiers

Lorsque vous postulez et interviewez plusieurs entreprises, il y aura beaucoup de va-et-vient. Et si vous ne disposez pas d’un moyen d’organiser vos fichiers et votre correspondance avec chaque entreprise, les choses peuvent devenir confuses et se perdre.

C’est pourquoi vous avez besoin d’un système. L’utilisation d’étiquettes, de dossiers et de conventions de dénomination de fichiers pour organiser votre boîte de réception et vos documents peut vous aider à rester au courant de qui vous parlez, de quoi vous parlez et de tous les fichiers que vous avez envoyés, comme la version de votre CV cette entreprise a-t-elle même?

Commençons par votre boîte de réception. Tout d’abord, créez des étiquettes pour les types d’e-mails que vous recevez liés à votre recherche d’emploi (comme «Entretien en personne», «Entretien téléphonique» ou «Vérification des références»). Ensuite, créez des dossiers séparés (dans Gmail, vous devrez vous en tenir à des étiquettes supplémentaires) pour chaque entreprise et / ou poste pour lequel vous postulez. Lorsqu’un e-mail arrive, donnez-lui l’étiquette appropriée et classez-le dans le bon dossier. Une fois que vous avez un système en place, vous pouvez facilement extraire différents types d’e-mails (comme toutes vos demandes d’entretien du mois dernier) ou aller dans un dossier et consulter toute votre correspondance pour un rôle ou une entreprise spécifique.

Si vous voulez être encore plus sophistiqué, «créez une alerte Google pour une entreprise, un secteur, un sujet ou un individu avec lequel vous souhaitez travailler. Ce sont littéralement des informations envoyées directement dans votre boîte de réception que vous pouvez exploiter lors de vos entretiens. Assurez-vous simplement de créer une étiquette distincte pour les alertes Google et de classer chaque e-mail dans le dossier d’entreprise approprié.

Vous allez également générer beaucoup de fichiers et vous voulez vous assurer de rester au courant de ceux que vous envoyez où. Enregistrez tous les fichiers pertinents (comme vos curriculum vitae, vos lettres de motivation, vos portefeuilles et vos exemples de travail) dans un dossier désigné sur votre ordinateur et / ou un service comme Google Drive ou Dropbox, ce qui vous permet d’accéder à vos documents de n’importe où. Utilisez la même convention de dénomination de fichier afin de voir immédiatement la version à laquelle vous avez affaire (par exemple, si vous utilisez «Document Type_Company_Role_Version Number_Date Modified», l’ un de vos fichiers pourrait être «Resume_The Muse_Account Executive_v2_01062020» ).

Chaque fois que vous envoyez un fichier à une entreprise, notez-le dans votre feuille de calcul ou dans votre classeur afin de savoir dans quelle version de chaque fichier vous avez envoyé. De cette façon, vous pouvez rester cohérent et vous assurer que vous n’envoyez pas différentes versions de votre CV ou de votre portfolio à la même entreprise (ou pire, en envoyant accidentellement une lettre de motivation mentionnant la mauvaise entreprise).

La configuration de votre boîte de réception et de vos fichiers de recherche d’emploi pertinents demande un certain effort au départ, mais vous économisera finalement beaucoup de temps, d’énergie et de tracas.

Rendez tout portable

Dans un monde parfait, tout événement important dans votre recherche d’emploi (comme un appel d’un recruteur ou un e-mail demandant des références) se produirait lorsque vous êtes à votre bureau et prêt à partir. Mais malheureusement, ce n’est pas ainsi que les choses fonctionnent – et vous êtes tout aussi susceptible de recevoir un appel important lié à votre travail lorsque vous faites des courses que lorsque vous êtes assis dans votre bureau à domicile. Alors soyez prêt!

Au fur et à mesure que vous avancez dans le processus, soyez armé d’informations à tout moment, afin d’être prêt chaque fois que le téléphone sonne.

Si vous gardez tous les détails de votre travail organisés dans une feuille de calcul ou une application de gestion de projet, assurez-vous de pouvoir y accéder facilement à partir de votre téléphone au cas où quelque chose se produirait lorsque vous n’êtes pas à proximité d’un ordinateur. Si vous optez pour le cartable d’emploi, assurez-vous de l’apporter avec vous si vous prévoyez de vous absenter pour une période prolongée (lorsque vous partez le week-end, pas à l’épicerie). Enfin, même si vous aimez enregistrer vos documents sur votre ordinateur personnel, il peut être intéressant d’en avoir des copies sur Google Drive (ou un service similaire) afin de pouvoir les envoyer facilement depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

Maintenant, si une entreprise vous tend la main et que vous n’êtes pas prêt à ce moment-là? Ne vous inquiétez pas, demandez-leur simplement si vous pouvez les rappeler lorsque vous êtes prêt. N’oubliez pas que si un employeur potentiel appelle et que vous n’êtes pas au bon endroit pour parler, il est normal de demander si vous pouvez rappeler. Découvrez à quelle heure plus tard dans la journée ils seront disponibles et assurez-vous d’appeler exactement à cette heure.

Il y a beaucoup à gérer lors d’une recherche d’emploi. Mais maintenant, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour rester au top de l’ensemble du processus. Alors qu’est-ce que vous attendez? Sortez, organisez-vous et obtenez le poste que vous méritez!

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