Comment annuler un rendez-vous à la dernière minute ? Nous confirmons généralement notre présence à un évènement mais arrivé au moment où il faut que vous y participiez vous vous défilez. Et cela parfois à la dernière minute. C’est comme si l’idée d’une fête, d’un dîner était beaucoup plus excitante que d’assister au rendez-vous prévu.
Vous avez dit que vous alliez faire quelque chose que vous ne pouvez plus faire aujourd’hui ?
Quelque que soient vos raisons, ayez en tête ceci : vous pouvez absolument trouver une issue de sortie et le dire de manière polie.
1. Lorsque vous voulez véritablement vous désister
Ça arrive aux meilleurs d’entre nous. Vous faites des plans avec votre ancien patron, et vous êtes vraiment enthousiaste à l’idée de le rencontrer. Vous êtes impatient d’avoir des nouvelles de votre ancienne entreprise. Mais lorsque vous ouvrez votre agenda et que vous voyez que le rendez-vous est prévu pour ce soir 19h30, vous vous rendez compte qu’il n’y a aucun moyen que ce moment ait lieu à cette date, à cette heure … Pas après la mauvaise nuit de sommeil que vous avez eue, et certainement pas après que vous ayez passé une journée de travail de neuf heures.
Voici ce qu’il faut faire: regardez votre agenda et trouvez un moment durant lequel vous serez 100% disponible. Peut-être que vous pouvez proposer une soirée plus tard dans la semaine. Peut-être que vous proposerez un déjeuner plutôt qu’un verre. Choisissez une semaine où vous avez peu d’autres choses planifiées, de sorte que vous n’aurez pas envie de décommander une nouvelle fois
Le mieux est de téléphoner et bien sûr le plus tôt possible. Si vous préférez écrire un email, présentez vos excuses tout d’abord puis tentez de proposer un autre moment, une autre date.
Voici un exemple d’email que vous pouvez utiliser :
Bonjour [nom],
Je suis sincèrement navré(e) de vous prévenir aussi tardivement, mais je ne pourrai être présent(e) ce soir. Je ne me sens pas assez bien aujourd’hui et c’est bien pour cette raison que je vous le fait savoir uniquement maintenant. Le fait est que je n’ai pas bien dormi la nuit dernière. J’espère que vous ne m’en voudrez pas et que nous pouvons reprogrammer notre rencontre (c’est moi qui offre !) Faites-moi savoir si [date] ou [date] vous conviennent.
Encore une fois, je vous prie de m’excuser.
Merci,
[Votre nom]
2. Lorsque vous ne voulez pas assister à un évènement (et que vous ne voulez pas le reporter)
Vous confirmez votre rencontre à un contact de votre réseau ou un collègue de travail. Cette personne a insisté pour vous rencontrer et souhaite vous voir en face à face à tout prix. Vous avez donc prévu une date mais vous vous rendez compte que vous êtes débordé.
Vous êtes content(e) de pouvoir répondre à ses questions, d’échanger,, mais vous êtes tellement surchargé(e) et vous souhaiteriez éviter que cette rencontre est lieu non pas uniquement à ce moment-là mais qu’elle n’est pas lieu tout court …
Excusez-vous de ne pas pouvoir faire le rendez-vous et poursuivez par un email
Voici ce qu’il faut dire:
Bonjour [nom],
Je viens de regarder mon agenda et j’ai constaté que je suis trop surchargé(e) ce mois-ci; En réalité, je ne pense pas que le mois prochain sera beaucoup mieux. À ce stade, il n’est tout simplement pas possible de reprogrammer notre rendez-vous. Je suis donc désolé(e) de vous annoncer que je ne pourrai pas répondre présent(e) ce vendredi, mais je serais ravi de répondre à toutes les questions que vous vous posez. Surtout n’hésitez pas à m’envoyer un email avec toutes les questions que vous avez.
Encore une fois, je vous présente mes excuses.
Bien cordialement
[Votre nom]
3. Lorsque vous ne répondez pas présent(e) à un évènement et non à une personne spécifique
Cette situation peut paraître comme la plus simple à gérer. C’est le cas, en quelque sorte … Bien que vous puissiez penser que personne ne remarquera votre absence, il faut tout de même prévenir
Pour cela, trouvez le bon contact à qui envoyer votre email et écrivez :
Bonjour [nom],
Je vous remercie pour l’invitation de [nom de l’événement]. Malheureusement, je ne pourrai pas être présent(e). J’ai souhaité vous informer le plus tôt possible afin que vous puissiez ouvrir la liste à quelqu’un d’autre. Je vous souhaite un très bel événement.
Bien cordialement,
[Votre nom]
