Entre passer au crible les spams, préparer les bonnes réponses et garder un œil sur les messages qui nécessitent un suivi, rester sur votre boîte mail peut sembler être un vrai travail en soi. C’est pourquoi nous allons vous montrer comment gérer efficacement et de façon organisée votre boîte mail, même avec plus 100 courriels par jour. Avoir un système en place peut vous aider à conquérir même les boîtes de réceptions les plus indisciplinées.

Créer des dossiers

La boîte de réception zéro est peut-être un objectif trop ambitieux, mais en étant impitoyable quant aux messages qui occupent de l’espace inutilement, vous pouvez vous en approcher de très près.

Il n’est pas rare que plusieurs personnes reçoivent en quelques heures une centaine de mails, dont beaucoup sont urgents et impliquent des gestionnaires de haut niveau

Alors, où vont les mails si ce n’est pas dans votre boîte de réception ? Créer un dossier “en attente” pour les courriels nécessitant l’intervention de quelqu’un d’autre avant de pouvoir répondre. C’est un gain de temps considérable et c’est grâce à cela que vous vous rappellerez sans problème des projets en attente.

Au lieu de passer des demis-journées à chercher un mail important, cette catégorie pourrait être une vrai solution pour vos mails importants !

Faites des étiquettes votre nouveau meilleur ami

De manière générale, les gestionnaires de boîte de réception recommandent de créer un système de sous-dossiers ou d’étiquettes facile à décoder. L’organisation est primordiale pour les personnes recevant beaucoup de mails par jour. Utiliser les étiquettes pour regrouper des chaînes de messageries importantes. Ainsi, lorsque vous avez besoin de chercher quelque chose à titre de référence, vous pouvez le faire facilement.

Les étiquettes incluent des sujets sur lesquels d’autres peuvent avoir des questions, une aide pour les décisions que quelqu’un à pu prendre ou des documents de références pour les besoins futurs de votre entreprise. Vous serez alors en mesure de trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes car vous saurez où est stocké le mail et comment le localiser rapidement.

Définir les filtres de la boite de réception

De nombreux fournisseurs de messagerie vous permettent de configurer des règles de boîte de réception ou des filtres qui agissent pour vous et peuvent vous aider à catégoriser rapidement les mails sans épuiser votre cerveau.

Vous pouvez ajouter des règles ou des filtres qui classent vos mails par couleurs, et priorités en fonction de l’expéditeur. Cela pourrait vous aider à réduire l’encombrement de votre messagerie.

Utiliser votre calendrier pour suivre les courriels qui nécessitent un suivi

Comme certains courriers électroniques peuvent nécessiter plus qu’une simple réponse, nous vous recommandons de les ajouter à votre agenda. Comme cela, si vous recevez un courrier électronique qui nécessite non seulement une réponse immédiate, mais également une sorte d’action suivi, vous pouvez le déplacer dans un sous-dossier désigné et mettre un rappel sur votre agenda, indiquant l’emplacement du dossier et la date du suivi.

Vous pouvez utiliser Outlook, qui permet d’accéder à un calendrier, mais vous pouvez également le faire dans Gmail. Cliquez simplement sur le bouton “Plus” dans la barre d’outils et sélectionner “Créer un événement”.

Créer des modèles de réponses

Adapter une réponses différentes à chaque mail peut être une perte de temps énorme. Si vous vous retrouvez à envoyer le même type d’e-mails à plusieurs reprises, il peut être avantageux de conserver dans vos brouillons certains réponses aux actions que vous pouvez facilement réutiliser.

Désactiver les notifications par courrier électronique

Même si vous vous résignez à ne pas regarder votre boîte mail, la petite sonnerie vous avertissant l’arrivée de ce dernier peut être d’une grande tentation. Si c’est le cas, la solution est simple: désactivez vos notifications. Si vous travaillez par blocs de temps, vous ne passerez jamais plus de deux heures sans voir vos courriels. Alors désactivez les notifications, car elles vous empêcheront de faire ce que vous travaillez actuellement à votre bureau.

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