9 façons de gérer sa boîte mail, en fonction des personnes qui reçoivent plus de 100 mails par jour.
Entre passer au crible les spams, préparer les bonnes réponses et garder un œil sur les messages qui nécessitent un suivi, rester sur votre boîte mail peut sembler être un vrai travail en soi. C’est pourquoi nous allons vous montrer comment gérer efficacement et de façon organisée votre boîte mail, même avec plus 100 courriels par jour. Avoir un système en place peut vous aider à conquérir même les boîtes de réceptions les plus indisciplinées.
Ne conserver que les courriels nécessitant une action immédiate dans votre boîte de réception:
La boîte de réception zéro est peut-être un objectif trop ambitieux, mais en étant impitoyable quant aux messages qui occupent de l’espace inutilement, vous pouvez vous en approcher de très près.
Il n’est pas rare que plusieurs personnes reçoivent en quelques heures une centaine de mails, dont beaucoup sont urgents et impliquent des gestionnaires de haut niveau
Créer un dossier “en attente” pour les mails en attente d’action:
Alors, où vont les mails si ce n’est pas dans votre boîte de réception ? Créer un dossier “en attente” pour les courriels nécessitant l’intervention de quelqu’un d’autre avant de pouvoir répondre. C’est un gain de temps considérable et c’est grâce à cela que vous vous rappellerez sans problème des projets en attente.
Au lieu de passer des demis-journées à chercher un mail important, cette catégorie pourrait être une vrai solution pour vos mails importants !
Faites des sous-dossiers ou des étiquettes votre nouveau meilleur ami:
De manière générale, les gestionnaires de boîte de réception recommandent de créer un système de sous-dossiers ou d’étiquettes facile à décoder. L’organisation est primordiale pour les personnes recevant beaucoup de mails par jour. Utiliser les étiquettes pour regrouper des chaînes de messageries importantes. Ainsi, lorsque vous avez besoin de chercher quelque chose à titre de référence, vous pouvez le faire facilement.
Les étiquettes incluent des sujets sur lesquels d’autres peuvent avoir des questions, une aide pour les décisions que quelqu’un à pu prendre ou des documents de références pour les besoins futurs de votre entreprise. Vous serez alors en mesure de trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes car vous saurez où est stocké le mail et comment le localiser rapidement.
Définir les règles ou les filtres de la boîte de réception:
De nombreux fournisseurs de messagerie vous permettent de configurer des règles de boîte de réception ou des filtres qui agissent pour vous et peuvent vous aider à catégoriser rapidement les mails sans épuiser votre cerveau.
Vous pouvez ajouter des règles ou des filtres qui classent vos mails par couleurs, et priorités en fonction de l’expéditeur. Cela pourrait vous aider à réduire l’encombrement de votre messagerie.
Utiliser votre calendrier pour suivre les courriels nécessitant un suivi:
Comme certains courriers électroniques peuvent nécessiter plus qu’une simple réponse, nous vous recommandons de les ajouter à votre agenda. Comme cela, si vous recevez un courrier électronique qui nécessite non seulement une réponse immédiate, mais également une sorte d’action suivi, vous pouvez le déplacer dans un sous-dossier désigné et mettre un rappel sur votre agenda, indiquant l’emplacement du dossier et la date du suivi.
Vous pouvez utiliser Outlook, qui permet d’accéder à un calendrier, mais vous pouvez également le faire dans Gmail. Cliquez simplement sur le bouton “Plus” dans la barre d’outils et sélectionner “Créer un événement”.
Ne laissez pas le courrier indésirable languir dans votre boîte de réception:
Vous avez l’impression que vous passez votre temps à supprimer les offres promotionnelles? Soyez rapide avec le bouton désinscription.
Créer des modèles de réponses:
Adapter une réponses différentes à chaque mail peut être une perte de temps énorme. Si vous vous retrouvez à envoyer le même type d’e-mails à plusieurs reprises, il peut être avantageux de conserver dans vos brouillons certains réponses aux actions que vous pouvez facilement réutiliser.
Définissez des blocs de temps réservés pour la vérification des mails et respectez-les:
Vous ne laisseriez pas votre patron vous placez des réunions à des heures inimaginables alors pourquoi laisser votre boîtes mail ouverte toute la journée ?
Vous pouvez vous fixer des heures précises pendant la journée où vous consultez vos mails, vous répondez et enregistrez les pièces jointes pour plus tard. De cette façon, vous ne faites pas plusieurs choses à la fois et vous pouvez traiter vos courriels plus rapidement.
Désactiver les notifications par courrier électronique:
Même si vous vous résignez à ne pas regarder votre boîte mail, la petite sonnerie vous avertissant l’arrivée de ce dernier peut être d’une grande tentation. Si c’est le cas, la solution est simple: désactivez vos notifications. Si vous travaillez par blocs de temps, vous ne passerez jamais plus de deux heures sans voir vos courriels. Alors désactivez les notifications, car elles vous empêcheront de faire ce que vous travaillez actuellement à votre bureau.
