Un brainstorming aide les équipes à rassembler des idées folles et inventives pour imaginer l’avenir d’un produit ou cela peut aider les participants à se retirer d’une situation épineuse et à tracer la voie à suivre.

Que vous réfléchissiez à quelque chose d’aussi spécifique et ciblé que l’ensemble de fonctionnalités qu’un produit que vous concevez doit inclure, quelque chose d’aussi stratégique que la façon de créer des environnements de travail plus inclusifs, ou quelque chose d’aussi opportun que la façon d’adapter le flux de travail de votre équipe à une télécommande, des brainstormings peuvent vous aider.

Mais avec beaucoup d’entre nous travaillant à domicile dans un avenir prévisible, la structure classique du brainstorming doit être ajustée. Nous n’avons plus le luxe de brouiller ensemble des idées dans une pièce, de créer un tableau blanc côte à côte ou de rassembler des idées sur des notes autocollantes et de les cartographier en temps réel. Et malheureusement, il peut être très facile de se déconnecter lorsque les brainstormings deviennent virtuels, que ce soit à cause de distractions dans votre environnement immédiat (bonjour les bébés, les chiens, les conjoints et les grands-parents!), ou simplement parce que vous êtes (naturellement) fatigué par Zoom.

Heureusement, les brainstormings sont très adaptables à un environnement éloigné. Nous pouvons garder en jeu certains des éléments de base d’un brainstorming en direct et ajouter la «torsion» nécessaire pour que les choses restent attrayantes et conviviales pour les appels vidéo.

Voici sept conseils pour organiser un brainstorming efficace par vidéoconférence:

Posez le cadre

Tout comme vous le feriez pour un brainstorming en personne, vous devrez définir clairement votre champ d’action. Lors de l’exécution d’une session à distance, les enjeux sont encore plus importants: chaque minute doit vraiment compter lorsque vous êtes en appel vidéo car nous pouvons facilement devenir fatigués assis devant un écran ou succomber aux différents messages Slack, GChats et e-mails les pings qui arrivent en même temps.

Pour ce faire, assurez-vous de pouvoir:

Articuler le pourquoi

Pourquoi ce brainstorming et pourquoi maintenant? Quel est votre objectif et quel est votre résultat escompté? Une bonne vérification instinctive pour cela est de s’assurer qu’il s’agit d’un sujet qui mérite plusieurs voix ensemble dans la même pièce. Alors demandez-vous: la discussion est-elle nuancée? Aurez-vous besoin d’aligner les parties prenantes? Vous efforcez-vous de définir un ensemble de prochaines étapes exploitables? Si la réponse à l’une de ces questions est non, vous risquez de perdre le temps des autres pour quelque chose qui aurait pu être fait par e-mail ou de manière asynchrone.

Les brainstormings à distance sont particulièrement efficaces pour les sujets épineux qui pourraient être difficiles à articuler dans un fil de discussion (comme les conversations sur l’inclusion), pour les défis qui nécessitent un alignement (comme réunir plusieurs cadres dans une même pièce pour débattre d’un problème, plutôt que d’en obtenir un. par un), ou pour les projets qui sont bloqués et nécessitent une action pour les faire avancer (comme le choix d’un ensemble de fonctionnalités à construire ensuite).

Si, d’un autre côté, vous recherchez un simple coup de pouce vers le haut ou vers le bas ou une simple rétroaction pour avancer, un brainstorming n’est peut-être pas la meilleure solution. Être clair sur le résultat escompté (une décision, un ensemble d’idées à essayer, etc.) vous aidera également à expliquer comment vous concevez le brainstorming plus tard.

Choisissez soigneusement les participants

Tenez-vous en aux participants essentiels uniquement – un brainstorming gonflé peut être un cauchemar à gérer, en particulier lors d’un appel vidéo, lorsque plus de personnes interviennent, plus de personnes sont interrompues par inadvertance, plus il y a de répétition de points et plus de temps est perdu . (« Pardon, qu’avez-vous dit? » « Oups, non, vous y allez en premier! OK, je vais commencer? Désolé, vous commencez! ») Lorsque vous établissez votre liste restreinte, pensez à quelle type de contribution bous aurez besoin, comme des décideurs, des influenceurs ou des experts en la matière.

Soyez bref 

Tenez-vous en à une heure maximum – tout ce qui dépasse cela et les gens risquent de s’ennuyer, de se distraire ou de se laisser aller à des priorités concurrentes. Si vous avez un sujet trop volumineux pendant une heure, c’est votre chance de hiérarchiser sans pitié et de reconsidérer si tout cela doit être discuté en groupe ou si une partie peut être envoyée sur des canaux asynchrones. Si un sujet est vraiment, vraiment nécessaire à couvrir en groupe et qu’une heure ne résoudra pas le problème, envisagez d’organiser plusieurs brainstormings au cours de quelques jours pour le parcourir, mais cela devrait être un dernier recours.

Préparez vos participants

Que vous organisiez un brainstorming en personne ou à distance, vous voulez toujours vous assurer que vos participants disposent de suffisamment d’informations pour être productifs lors de la réunion. Dites-leur ce que vous attendez d’eux à l’avance afin qu’ils sachent comment se préparer et se présenter pour profiter au maximum de votre temps ensemble. Cela pourrait inclure des choses comme le déroulement de la session, les objectifs du brainstorming et le rôle que vous espérez qu’ils joueront.

Plus précisément pour les sessions à distance, je recommande également de donner aux participants un aperçu des outils ou des ressources dont ils auront besoin. Donc, si vous prévoyez d’être dans Google Slides, assurez-vous que tout le monde a un compte opérationnel. Si vous présentez un nouvel outil, demandez-leur de le configurer à l’avance. En fait, vous pourriez même envisager d’attribuer des travaux préliminaires en utilisant les mêmes outils que vous utiliserez pendant votre session pour vous assurer que tout le monde a accès et peut naviguer de manière indépendante dans les documents et les ressources que vous utiliserez.

Voici quelques exemples de travaux préliminaires qui peuvent aider:

  • Envoi de lectures préalables pour éliminer les paramètres de contexte qui pourraient fonctionner dans une réunion en direct, mais qui peuvent sembler être un slog sur les appels vidéo. Utilisez un outil comme Google Docs où vous pouvez vérifier à l’avance qui a accédé à votre document et qui pourrait avoir besoin d’une assistance ou d’une aide supplémentaire.
  • Demandez aux participants de saisir une réponse simple dans un document partagé, tel qu’une feuille de calcul ou un ensemble de diapositives, où vous prévoyez de recueillir des réponses pendant votre session. Choisissez une question qui peut éclairer votre session et qui est assez facile pour que les participants y viennent à leur propre rythme.
  • Demandez aux participants de déposer leurs questions dans un document partagé. Vous pouvez utiliser ces informations pour informer votre session en plus de vous assurer que votre équipe est configurée avec les outils de brainstorming à distance.

Gardez-les engagés

Au moment de votre séance, respectez votre programme et faites de votre mieux pour que les choses avancent. Vous aurez besoin d’apporter une excitation supplémentaire pour surmonter la distance créée par les écrans! Demandez aux participants de garder leur webcam allumée et leurs micros éteints sauf lorsqu’ils parlent – cela aide tout le monde à se sentir comme faisant partie d’une expérience partagée, sans créer de chaos inutile. De nombreux outils de vidéoconférence, tels que Zoom et Google Meet, offrent des vues de galerie et de grille où vous pouvez voir tous les participants à la fois pour vous aider à suivre où l’énergie pourrait être signalée et à maintenir l’engagement du groupe dans son ensemble.

De plus, vous voudrez garder les choses interactives. Attribuez des rôles aux membres du groupe afin que chacun ait un intérêt dans le jeu. Par exemple, demandez à quelqu’un de vous aider à prendre des notes, à quelqu’un d’autre de faire le point sur tout dépannage technique et à quelqu’un d’autre de jouer au chronométreur. (Assurez-vous simplement que les mêmes tâches de « travaux ménagers » ne reviennent pas aux mêmes personnes à chaque fois.) Cela vous aide à gérer la session plus efficacement et à occuper les autres.

Enfin, je recommande de mettre en place un ou deux « alliés » pour aider à briser la glace et lancer la conversation. N’oubliez pas que l’énergie dans la «salle» est assez différente lorsque nous sommes éloignés, il peut donc être utile d’encourager quelques coéquipiers à montrer la voie et à donner l’exemple d’une grande participation dès le départ.

Facilitez la collaboration des autres

Quand vient le temps de générer des idées, il y a quelques choses que vous pouvez faire pour que la collaboration, même si elle est distante, soit facile. Par exemple, préparez un écran avec des invites de brainstorming auxquelles tout le monde pourra se référer si nécessaire. Si vous ne voulez pas laisser cela aux participants tout le temps, parce que vous aimeriez que tout le monde voit les visages de chacun, vous pouvez partager le document avec les participants et utiliser les numéros de page pour les indiquer sur quoi vous voulez qu’ils se concentren.

Pensez également à utiliser des groupes de discussion pour discuter des invites et générer des idées plutôt que de rester dans un grand groupe tout le temps. Si vous suivez cette voie, vous voudrez affecter un animateur pour chaque «salle» pour gérer la conversation et les idées générées.

Tirez parti des outils numériques pour capturer les entrées

Les outils que vous utilisez pour les sessions de brainstorming n’ont pas besoin d’être sophistiqués. Oui, il y a Figma, un outil de brainstorming, mais il y a aussi Google Sheets. Vous pouvez utiliser des outils numériques pour demander aux participants d’ajouter des idées, de voter sur des idées (les emoji sont parfaits pour cela), de regrouper des idées similaires, etc. L’important est de pouvoir partager votre écran ou votre fichier et que chacun puisse éditer à la fois pour saisir ses idées.

Gardez à l’esprit que vous souhaiterez que chacun ait sa propre place de saisie – préparez votre document à l’avance en attribuant à chaque participant un espace spécifique pour noter ses réflexions, qu’il s’agisse d’une ligne dans Excel, un ensemble de post-it numériques dans Figma, ou même leur propre diapositive dans Google Slides. Le but est d’éviter que les curseurs de chacun ne s’interrompent.

N’essayez pas de synthétiser en direct

Bien sûr, vous souhaitez éventuellement donner un sens à la contribution de chacun et commencer à regrouper ses idées pour les rendre exploitables. Cette technique est efficace en personne, mais sur vidéo, cela peut sembler une perte de temps. Au lieu de cela, reconnaissez tous les modèles ou tendances que vous voyez, mais enregistrez l’analyse approfondie pour plus tard, lorsque vous serez seul. Prévoyez de partager les résultats dans un document de synthèse, une présentation ou même un message Slack en fonction de la culture de votre entreprise. Ce sera beaucoup plus efficace pour vous et votre équipe.

Conclure

Alors que votre temps ensemble tire à sa fin, vous pouvez prendre quelques mesures simples pour conclure. Par exemple, avant de vous séparer, demandez aux participants d’envoyer tous les éléments ou idées non capturés dans votre document partagé afin que vous puissiez vous assurer qu’ils font partie de votre processus de synthèse. Finalisez les étapes suivantes et attribuez des responsabilités en tant que groupe aux propriétaires.

Après la session, envoyez un bref récapitulatif de ce que vous avez appris et n’oubliez pas de remercier votre équipe pour sa participation. Il en faut beaucoup pour générer des idées de nos jours, surtout à distance, donc tout le monde mérite une salve d’applaudissements. Et, surtout s’il s’agissait de votre premier brainstorming à distance, vous voudrez peut-être aussi solliciter des commentaires sur la façon dont cela s’est passé – il y a toujours place à l’amélioration!

Suivez QAPA sur FacebookLinkedIn et Instagram ou rendez vous directement sur qapa.news pour recevoir, chaque jour, nos derniers articles ! 🚀 Et pour accéder à toutes nos offres direction qapa.fr ou l’application mobile disponible sur Apple et Google Play.

Previous post

Les meilleurs métiers qui permettent de travailler à distance

Next post

Devez-vous informer votre patron de votre problème personnel? Posez-vous d'abord ces 5 questions