Dans l’esprit du ménage de printemps ou du ménage en toute saison, voici sept conseils pour vous aider à maîtriser votre emploi du temps.
1. Faites le point et suivez votre temps
Vous ne pouvez pas vraiment nettoyer votre emploi du temps si vous ne savez pas ce qu’il contient, et cela inclut tout ce qui se trouve sur votre calendrier littéral et officiel et tout ce qui ne l’est pas. Si vous voulez mieux dépenser votre temps, vous devez comprendre comment vous passez votre temps maintenant. Les gens se racontent beaucoup d’histoires sur leurs activités mais elles ne sont pas toujours exactes.
Suivez vos heures pendant une semaine, voire quelques jours, à l’aide d’une application, d’un tableur ou d’un morceau de papier. Une fois que vous avez jeté un regard objectif sur votre temps, vous pouvez commencer à trier.
Vous pouvez réfléchir à vos activités à la Marie Condo, en vous demandant si ce que vous faites vous procure de la joie. Ce cours de yoga du mercredi suscite-t-il la joie? Qu’en est-il de cette émission que vous regardez de façon excessive? Mais il est ridicule de penser que tout suscitera de la joie. Vous aimerez peut-être votre travail, mais votre trajet ne suscitera pas de joie. Vous aimez vos enfants, mais changer une couche ne suscitera pas de joie. L’idée est plus de se demander: Qu’est-ce qui cause le plus de douleur? Et sur quoi puis-je vraiment faire quelque chose?
2. Purger votre agenda des réunions et tâches récurrentes
Une fois que vous savez ce qui est sur votre calendrier, vous pouvez et devriez demander pourquoi. Quel est le but de chaque chose ici? La clé est de ne pas avoir peur de remettre en question ce qui est sur votre calendrier.
Commencez par des réunions récurrentes, qui peuvent très facilement charger votre calendrier. Si vous êtes l’instigateur d’une réunion récurrente, faites une pause une fois par mois et à demandez-vous: «Cela a-t-il encore du sens? Accomplissons-nous ce que nous nous sommes fixé pour objectif d’accomplir? Les gens sont-ils engagés et contribuent-ils? (Un signe qu’une réunion n’a pas besoin d’avoir lieu est que personne d’autre ne parle.) » Si les réponses à ces questions sont non, envisagez d’annuler la réunion, de la raccourcir ou de la réduire, ou de communiquer les informations pertinentes par e-mail .
Même si vous n’êtes pas responsable, vous pouvez toujours agir. Et si vous le faites en suggérant des solutions plutôt qu’en posant simplement des questions ou en présentant des problèmes, cela vous donne l’impression d’être investi dans ce que vous faites. Si c’est la réunion de quelqu’un d’autre, demandez un ordre du jour et s’il y a quelque chose que vous devriez lire ou être prêt à discuter. Vous pourriez simplement rappeler à l’organisateur de remettre en question ces réunions qui ont toujours été là aussi.
3. Trier les choses par importance et urgence
Si vous avez suivi votre temps mais que vous avez du mal à comprendre ce qui devrait rester et ce qui devrait aller, vous pouvez utiliser la matrice de gestion du temps présentée dans le livre d’affaires classique de Stephen Covey Les 7 habitudes des personnes très efficaces: leçons puissantes dans le changement personnel . L’idée est de trier les activités par importance et urgence et de les classer dans l’un des quatre quadrants:
- Quadrant I: Important, Urgent inclut des choses comme les crises, les réunions de dernière minute pour les échéances importantes
- Quadrant II: Important, pas urgent inclut des éléments comme la planification stratégique, l’établissement d’objectifs à long terme
- Quadrant III: pas important, urgent comprend des éléments tels que certains e-mails, appels téléphoniques, réunions et événements
- Quadrant IV: Pas important, pas urgent inclut des choses comme faire défiler sans réfléchir dans les médias sociaux, regarder la télévision à plein régime dont vous ne vous souciez pas vraiment
Ensuite, vous devez en fait déterminer ce que vous devez faire davantage et ce que vous devez faire moins pour être aussi productif que possible. Par exemple, vous pourriez être surpris de constater que la majorité de vos activités quotidiennes se situent dans les quadrants III et IV, votre objectif pourrait donc être de les réduire pour faire de la place aux activités des quadrants I et II.
4. Minimiser ou externaliser
Dans certains cas, vous pouvez simplement dire non (gentiment) à l’ajout d’un certain événement à votre calendrier ou à une tâche à votre liste. D’autres choses doivent simplement être faites. Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas les faire prendre moins de temps ou que vous devez être le seul à les faire.
Y a-t-il une tâche au travail que vous pourriez déléguer ou sous-traiter? En tant que manager, il est plus immédiatement possible de confier une tâche à l’un de vos subordonnés directs. Mais même si vous n’êtes pas dans un poste de supervision, pensez à de petites façons de faire de même. Passez-vous des heures à mettre à jour manuellement une base de données ou un système? Serait-il possible de s’associer à un ingénieur pour trouver un processus plus automatisé? Ou pouvez-vous échanger ces tâches ménagères fastidieuses pour que personne ne reste coincé à le faire à chaque fois?
Si vous ne pouvez pas confier certaines tâches à d’autres, essayez de minimiser le temps et les efforts nécessaires. Quoi que ce soit qui semble empiéter sur votre emploi du temps, voyez s’il existe un moyen d’en faire moins.
5. Créer des blocs de temps
Il est facile de détourner le regard et de revenir pour trouver votre calendrier rempli de réunions et d’obligations diverses. Une partie du nettoyage de votre emploi du temps consiste à trouver des stratégies pour l’empêcher de s’encombrer à nouveau, comme vous le feriez si vous organisiez un espace physique.
Bloquez des périodes de temps sur votre calendrier lorsque vous ne serez pas disponible pour répondre aux e-mails ou aux appels téléphoniques ou pour assister à des réunions. Vous pouvez l’utiliser pour l’élaboration de stratégies ou le temps de projet ciblé (pensez aux activités du quadrant II). Parce qu’e ce temps est déjà réservé et visible sur votre calendrier, il empêche d’autres choses de s’accumuler et d’empiéter sur le temps dont vous avez besoin. Et si vous rendez ces blocs récurrents, ajoute-t-elle, ils deviennent une partie naturelle de votre rythme hebdomadaire.
Vous pouvez également anticiper et répondre à d’autres besoins avec cette stratégie. Si, par exemple, vous vous retrouvez en train de quitter le bureau de façon inquiète et anxieuse, elle recommande de bloquer les 30 ou 45 dernières minutes de la journée. Vous pouvez éviter de sortir immédiatement après une réunion et vous donner la possibilité de vous détendre et de faire la transition plus facilement.
6. N’oubliez pas les temps d’arrêt
La gestion du temps ne consiste pas seulement à intégrer autant de travail que possible dans votre emploi du temps ou à l’effacer complètement afin que vous ne puissiez absolument rien faire. Il s’agit également de faire de la place pour les choses non professionnelles que vous aimez et celles qui vous permettent de vous ressourcer.
Ce n’est pas que vous deviez nécessairement écrire des temps d’arrêt dans votre calendrier! N’oubliez pas que cela devrait faire partie intentionnellement de l’équation.
7. Agissez comme si votre futur vous était votre vous actuel
Quand vous parlez d’un jeudi à trois semaines, il est facile de penser: « Oh, bien sûr que je suis libre! » sans vous demander si vous ressentirez la même chose mercredi dans trois semaines.
Quand vous pensez à quelque chose dans le futur, demandez-vous si vous le feriez demain. Vous savez combien d’énergie vous avez maintenant et présumez que ce sera assez similaire demain. Cela vous permet d’être un peu plus judicieux. En bref, si vous n’êtes pas impatient de le faire aujourd’hui ou demain, vous ne serez probablement pas excité de le faire dans trois mois, alors prenez vos décisions en conséquence.
Ne prenez pas l’habitude d’annuler des projets de longue date à la dernière minute. Si vous vous êtes engagé à faire quelque chose et si c’est avec des personnes que vous appréciez, vous devriez peut-être simplement considérer cela comme une expérience d’apprentissage. Comment puis-je éviter cela à l’avenir?
En d’autres termes, nettoyer votre emploi du temps ne consiste pas toujours à supprimer des éléments qui s’y trouvent déjà – au risque de nuire aux relations professionnelles ou personnelles. Il s’agit de maîtriser votre temps et de le garder en ordre à l’avenir.
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