Comme la plupart des gens qui travaillent, vous échangez des dizaines de mails par jour avec vos collègues, vos supérieurs et les collaborateurs avec qui vous travaillez. Le mail est un moyen simple, rapide et efficace pour communiquer et il est aujourd’hui devenu monnaie courante ! Seulement voilà, il n’est pas toujours utilisé correctement et certaines personnes font encore pas mal d’erreurs ! Voici 4 erreurs courantes que l’on voit dans les mails professionnels et comment les éviter.
#1 Vous avez oublié de joindre la fameuse pièce-jointe
C’est certainement l’erreur la plus courante : oubliez de joindre la fameuse pièce-jointe à votre e-mail. Avouez-le, combien de fois avez-vous envoyé un second e-mail en disant « Avec la PJ, c’est mieux ! ». Pour éviter cela… pas de recette miracle, simplement de l’attention. Si vous savez que vous devez envoyer une PJ, pensez à la mettre en premier dans le mail, avant même de rédiger votre texte.
#2 Vous écrivez 10 phrases alors que vous pourriez en écrire 2
Voici également l’une des erreurs les plus courantes : écrire des lignes et des lignes alors que votre message pourrait clairement tenir en 2 lignes. Essayez de vous relire avant d’envoyer vos mails et faites bien attention à faire des phrases courtes et claires. Tout comme vous, les personnes à qui vous allez envoyer vos mails n’ont pas de temps à perdre et doivent être productives. Il faut donc qu’elles ne passent pas 10 minutes à comprendre et déchiffrer ce que vous avez voulu dire.
#3 Vous écrivez un mauvais prénom
Il est toujours plus sympathique de commencer un email par « Bonjour Justine », plutôt qu’un simple « Bonjour » ou un « Bonjour Madame » qui est souvent très impersonnel. Seulement voilà, il arrive parfois que vous vous trompiez de prénom. Ce n’est pas de votre faute en même temps, Justine et Julie… ça se ressemble ! Mais voici un petit conseil : essayez de faire attention, il n’y a rien de plus désagréable pour une personne que de voir qu’on a mal compris son prénom.
#4 Relisez-vous !
Dernier petit conseil : faites attention aux fautes d’orthographe !
