On fait tous de plus en plus de conférences téléphoniques, c’est-à-dire des appels où il y a plusieurs personnes qui interviennent en même temps pendant l’appel. Mes dernières expériences n’ont pas été très bonnes à cause de problèmes techniques ou d’organisation du call et cela peut avoir un impact négatif sur les interlocuteurs, que ce soit vos collègues ou des clients.

Voici 25 conseils à mettre en place pour avoir de bonnes conférences téléphoniques, productives et agréables :

1. Accordez-vous avant l’appel sur la personne qui va appeler les autres et à quel numéro. L’emailing trois minutes après le début du call qui dit  » où dois-je vous appeler?  » est une perte de temps pour tout le monde.

2. Généralement, si vous demandez quelque chose à quelqu’un d’autre , c’est à vous d’organiser le call . Si vous aidez quelqu’un d’autre , demandez-lui de vous appeler pour éviter d’avoir à organiser le call.

3. Planifiez l’appel en fixant la durée dont vous avez besoin auprès de vos interlocuteurs pour qu’ils bloquent ce temps-là dans leurs agendas.

4. Si vous savez d’avance que vous allez être en retard à un appel , dites-le et prévenez par mail lorsque vous êtes prêt pour rejoindre le call.

5. Si la personne que vous appelez ne capte pas, ne laissez pas de message la première fois . Essayez à nouveau 1-2 minutes plus tard , et si il ou elle ne capte pas , laissez un message et aussi un mail, faites-lui savoir que vous avez appelé et dites-lui combien de temps vous serez encore disponible. Ne rappelez pas sauf si c’est extrêmement urgent.

6. Mettez toujours en place la ligne en avance . Il y a beaucoup de services gratuits , comme UberConference ou skype.

7. Gardez l’appel pour le plus petit nombre possible , et assurez-vous que tout le monde est vraiment nécessaire . Plus il y a de personnes sur la ligne, moins elles prêtent attention .

8. Assurez-vous que vous prenez l’appel à partir d’un endroit calme avec un bon signal . L’utilisation de lignes terrestres permet autant que possible d’éviter les problèmes de signal .

9. Si vous êtes dans un endroit bruyant , dites-le afin que les gens sachent tout de suite que vous mettrez votre portable en sourdine sauf quand vous parlez .

10. Si vous n’êtes pas joignable sur un téléphone que vous utilisez régulièrement, assurez-vous que vous savez comment le faire fonctionner.

11. Si vous commentez une présentation, assurez-vous de la mettre sur un service de partage d’écran comme GoToMeeting ou Screenleap pour vous assurer que les personnes sont sur la même page que vous et sont bien concentrés. Ne l’envoyez pas par mail.

12. Si vous utilisez un service de partage d’écran, assurez-vous qu’il fonctionne avant que l’appel démarre et que toutes les personnes ont bien installé le logiciel avant l’appel .

13. Si vous rencontrez des gens pour la première fois , ou si vous voulez vraiment que es gens soient concentrés, pensez à la vidéoconférence .

14. Comme pour les réunions , commencez à l’heure .

15. Si vous vous joignez à une conférence téléphonique, présentez-vous immédiatement afin que personne ne s’étonne que vous soyez présent.

16. Si quelqu’un se joint à l’appel en plein milieu de la conversation , ne lui faites pas de résumer. Il gaspille le temps de tout le monde . Encouragez cette personne à rattraper avec quelqu’un à la fin de l’appel.

17. Donner un aperçu de qui vous êtes et pourquoi vous appelez dans les 120 premières secondes de l’appel , puis définissez les objectifs de la converstaion. Les autres personnes à l’appel doivent savoir ce que vous attendez d’eux tout de suite.

18. Dans les premières minutes de l’appel , confirmez combien de temps tout le monde doit parler , de sorte que vous pouvez gérer la conversation en conséquence.

19. Si vous avez plus de trois personnes sur la ligne , l’organisateur doit faire l’appel nominal rapide pour s’assurer que tout le monde est là, et les présenter brièvement , si possible .

20. A moins que l’appel soit organisé pour partager votre expertise , vous ne devriez pas parler plus de 70 % du temps . Si beaucoup de gens sont sur la ligne, ce chiffre tombe à 25% .

21. Gardez vos phrases courtes et faites des pauses régulièrement entre chaque idée. Cela permettra aux gens de poser des questions.

22. Si vous êtes l’organisateur de l’appel, vous devez inviter les gens à participer si elles ne parlent pas et si quelqu’un d’autre monopolise la conversation .

23. Utilisez le bouton de sourdine uniquement quand c’est vraiment nécessaire. Si vous êtes en sourdine pendant 90 % de l’appel, c’est probablement que vous ne prêtez pas assez d’attention à l’échange.

24. Cinq minutes avant la fin de l’appel , avertissez tout le monde que le call va bientôt se finir, et demandez s’il y a des questions. Faites le maximum pour conclure la conversation à l’heure prévue.

25. Prévenez les personnes des prochaines étapes suite à la discussion, et envoyez un e-mail à tous les participants avec le détail de ces étapes et le nom de la personne responsable de leur éxecution.

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