Les réunions vidéo introduisent de nouveaux défis : le langage corporel et les expressions faciales sont plus difficiles à observer. Il est donc compliqué de remarquer si quelqu’un se sent mal à l’aise ou n’est pas d’accord avec vous.

Cela est encore plus marqué dans les réunions vidéo avec beaucoup de participants. Il est difficile de prendre la parole, de peur d’interrompre quelqu’un. A cela s’ajoute le fait d’être à la maison, avec ses enfants à côté ou d’autre membres de la famille. Ce sont des obstacles à la participation de chacun. Tout cela rend les appels vidéo bien plus épuisants physiquement que les réunions classiques.

Voici 10 conseils pour rendre vos réunions vidéo plus inclusives. Que ce soit en tant qu’organisateur ou simple participant, vous pouvez appliquer ces conseils simples pour rendre vos réunions vidéo plus accueillantes !

1. Communiquez l’ordre du jour de la réunion à l’avance

Si vous êtes organisateur, pensez à envoyer un mail à tous les participants avec l’ordre du jour et le thème de la réunion dès que possible. Précisez si certains thèmes abordés nécessitent une préparation des collaborateurs. Ces informations seront utiles pour les personnes introverties mais aussi pour les personnes qui pourraient avoir besoin de préparer les réponses à d’éventuelles questions, voire apporter pour apporter de nouvelles idées ou faire des présentations aux collègues.

2. Soyez conscient de la situation de chacun

Chacun fait face à une situation différente à la maison. Beaucoup de parents essayent de suivre la scolarité en ligne de leurs enfants, d’autres s’occupent des membres plus âgés de leur famille, ou de personnes malades. Vos collègues peuvent donc avoir des créneaux limités dans la journée pour des réunions. En tant qu’organisateur, tenez compte de la situation de vos collaborateurs lorsque vous fixez une date pour la réunion. Renseignez-vous auprès des participants sur les meilleurs horaires pour eux. Par exemple, évitez de caler une réunion au moment où les parents doivent être présents auprès de leurs enfants. Soyez flexible sur l’horaire pour que tout le monde puisse être présent.

3. Soyez indulgent et patient quant à l’environnement de chacun

Créez un environnement chaleureux pour les personnes qui s’occupent de leur famille à la maison. La plupart du temps, les gens se sentent mal à l’aise lorsqu’un enfant, un animal ou un membre de la famille les interrompt. Ils ressentent le besoin de s’excuser. Dans ce cas, tout participant peut répondre par un mot gentil, en faisant preuve de patience. Vous pouvez également proposer de reporter la réunion à un autre moment, si vous voyez que la personne est trop distraite.

4. N’obligez personne à allumer sa caméra

Si vous voulez absolument avoir les caméras des participants actives, mentionnez le dans une note avant la réunion pour chacun puisse se préparer à cette éventualité et s’installer dans une pièce calme. Si vous forcez les gens à allumer leur caméra, vous risquez de voir des membres de leur famille ou autre élément de leur vie personnelle qu’ils ne sont pas enclins à partager. Pouvoir éteindre la caméra permet à toutes les personnes de joindre la réunion sans être gênées par leur vie de famille ou par le fait de faire plusieurs choses en même temps. 

En tant que participant, vous pouvez avoir votre rôle à jouer et rejoindre la réunion en activant seulement l’audio. Cela incitera vos collègues à faire de même. Tout le monde se sentira ainsi plus à l’aise.

5. Choisissez un outil de visioconférence avec des options d’accessibilité

Certaines plateformes de visioconférence proposent des fonctionnalités spécifiques pour rendre la réunion accessible à tous. Par exemple, des sous-titres automatiques en direct lorsque quelqu’un parle pour les utilisateurs sourds ou malentendants. Il est également recommandé d’utiliser des logiciels accessibles aux personnes aveugles ou malvoyantes et d’utiliser des lecteurs d’écrans qui transforment les données affichées à l’écran en éléments audios ou en braille.
Google Meet, Microsoft Teams, Skype et BlueJeans proposent tous des sous-titres codés en direct.

Si votre entreprise n’utilise pas de plateforme avec ces fonctionnalités, vous pouvez proposer de tester une plateforme gratuitement lors des prochaines réunions et montrer qu’une meilleure accessibilité facilite la compréhension de tous.

6. Donnez la possibilité à chacun de s’exprimer

Si vous remarquez des personnes silencieuses au cours de la réunion, vous pouvez les inviter à prendre la parole avec une phrase simple telle que « Avez-vous des questions ? » ou « Nous allons faire une pause, j’aimerai inviter toutes les personnes qui n’ont pas encore eu l’occasion de parler à partager leur avis ».

Si l’interaction n’est toujours pas au rendez vous dans votre réunion, vous pouvez diviser les participants en petits groupes de discussion. Cela facilitera le partage d’idée entre collègues. Définissez un temps donné, par exemple accordez-leur dix minutes pour discuter entre eux d’un projet que vous souhaitez préparer. Demandez à chaque groupe de désigner un représentant qui devra présenter les idées de ses collègues à tous les participants.

Sinon, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de commentaires anonymes. Ainsi, vos collaborateurs pourront exprimer leurs pensées sans craindre des conséquences négatives ou des critiques pour avoir donné leur avis.

7. Attention aux interruptions

Faites attention à ceux qui ont la parole et ceux qui sont interrompus. Plusieurs études ont montré que les femmes sont plus souvent interrompues que les hommes, et que les hommes interrompent spécifiquement les femmes plus que les autres hommes. Il peut donc être difficile pour les femmes de s’exprimer dans les réunions vidéo. N’importe quel participant doit se sentir libre d’intervenir et de dire qu’il aimerait entendre la fin de ce que son collègue disait.

8. Communiquez dans le chat et utilisez les fonctions de « réaction »

Toutes les fonctionnalités de votre outil de visioconférence peuvent être utiles pour faciliter la participation de chacun. Assurez-vous que tous les participants savent les utiliser. Par exemple, la fonction « lever la main » permet à quelqu’un de signaler qu’il veut intervenir, ce qui est utile pour éviter de couper la parole.

Le chat peut aussi être un outil pour partager des données à l’ensemble de vos collaborateurs. Utilisez cette fonction pour encourager vos collègues à partager leurs idées et à participer si vous savez qu’ils sont introvertis.

9. Enregistrez la réunion et laissez une trace écrite

Il est inévitable que certaines personnes arrivent en retard à la réunion ou ne puissent être présentes en raison d’autres responsabilités. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer la réunion sur votre plateforme puis envoyer l’enregistrement par mail à tous les participants qui n’ont pas pu y assister.

Si vous êtes participant, vous pouvez proposer de prendre des notes. Cela permet aux personnes devant s’absenter un court instant de rattraper ce qui a été dit. Partagez votre initiative dans le chat pour que vos collègues sachent qu’ils peuvent vous envoyer un message pour lire les notes si besoin.

10. Ne négligez pas le feedback

L’un des meilleurs moyens d’améliorer l’expérience de chacun est d’obtenir leur avis sur les points d’amélioration de la réunion. Demandez à votre équipe ce qui pourrait être mieux et qui, selon eux, manquait pendant cette réunion.

QAPA espère que ces conseils vous aideront à rendre vos réunions vidéo plus accueillantes et inclusives.

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