Assistant administratif / Assistante administrative
Fiche Métier
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Définition
- Le secrétaire effectue le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et fait suivre les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un responsable ou d'un ou plusieurs services en fonction de l'organisation de l'entreprise.
- S'occupe parfois du suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
- Synchronise parfois une équipe.
Activités
- Le secrétaire reçoit les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous
- Le secrétaire trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et s'occupe de la gestion des messages électroniques
- Le secrétaire rédige et met en forme les documents, les fait suivre et les range
- Le secrétaire s'occupe de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable
- Le secrétaire vérifie l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer
- Actualise des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
- Surveille et contrôle l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
- Le secrétaire procède à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels,...
- Le secrétaire rédige et met en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
- Le secrétaire s'occupe du suivi administratif des dossiers du personnel et met en place la logistique des formations et des recrutements
- Le secrétaire s'occupe de la gestion administrative et comptable d'une structure
- Le secrétaire synchronise l'activité d'une équipe
Compétences en rapport avec ce métier
- Éléments de base en comptabilité
- Éléments de base en droit du travail
- Français
- Modalités d'accueil
- Normes rédactionnelles
- Prise de rendez vous téléphonique
- Saisie avec dictaphone
- Sténographie
- Techniques d'écriture rapide
- Techniques de gestion administrative
- Techniques de prise de notes
- Techniques de secrétariat
- Terminologie juridique
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, ...)
- Utilisation de logiciels de gestion comptable
Études
Accès au métier de secrétaire : Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique,accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
Études en rapport avec ce métier
- CAP, BEP ou niveau équivalent
- Bac, Bac professionnel ou équivalent
- DUT, BTS, Bac +2 ou équivalent
Secteurs en rapport avec ce métier
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